Privacybeleid Persoonsgegevens
Als je aanmeldt als lid van GV VEP vragen wij je enige persoonsgegevens in te vullen. Deze hebben wij nodig om de lessen die onze vereniging biedt te kunnen aanbieden en de daarvoor verschuldigde contributies te kunnen factureren. Aan het registreren en gebruiken van persoonsgegevens stelt de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalde eisen. Deze dienen om oneigenlijk gebruik tegen te gaan en aantasting van de persoonlijke levenssfeer te voorkomen. De wet AVG verlangt daarom dat wij duidelijkheid geven over de vastlegging, het gebruik en de beveiliging van de persoonsgegevens welke gevraagd worden bij inschrijving. Hieronder geven wij die duidelijkheid.
1. Om welke gegevens gaat het?
Als je lid wordt vragen wij je een inschrijfformulier in te vullen. Daarop worden de volgende gegevens gevraagd: ingangsdatum lidmaatschap, geslacht, naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, bankrekeningnummer, les en handtekening. Bij minderjarige leden eisen wij de handtekening van een ouder of verzorger. Van leden die betaalde werkzaamheden voor de vereniging verrichten vragen wij bankgegevens. Naast gegevens van leden worden ook gegevens van relaties en begunstigers vastgelegd. Dit beperkt zich tot adresgegevens.
2. Waarvoor gebruiken wij je persoonsgegevens?
De gegevens van leden worden vastgelegd in ons ledenadministratie-systeem. Daarmee kunnen we ledenlijsten en presentielijsten maken die onze trainsters nodig hebben om de lessen te kunnen geven en eventuele wijzigingen aan de ledenadministratie te kunnen doorgegeven. Ook kan hiermee de contributie-facturering worden gedaan en kunnen e-maillijsten worden gemaakt voor een gerichte mailing aan onze leden. Daarnaast gebruiken we de gegevens om zicht te krijgen op de ontwikkeling van ons ledenbestand. Van leden die betaalde werkzaamheden voor onze vereniging verrichten hebben we gegevens nodig om hun declaraties te kunnen betalen.
3. Met wie delen we je persoonsgegevens?
In principe worden de persoonsgegevens uitsluitend gebruikt voor intern gebruik binnen de vereniging voor de hiervoor genoemde doelen. Verstrekking aan derden gebeurt alleen als we dat verplicht zijn. Zo zijn we verplicht de sportbond KNGU gegevens ter beschikking te stellen t.b.v. de berekening van de bondscontributie, en om inschrijving van leden voor opleidingen en wedstrijden mogelijk te maken. Van leden die betaalde werkzaamheden voor de vereniging verrichten zijn we verplicht bepaalde gegevens door te geven aan de Belastingdienst. Van bestuursleden dienen gegevens gedeeld te worden met de KvK
4. Hoelang bewaren we je gegevens?
De persoonsgegevens worden tot 3 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap bewaard. Dit voor statistische doelen. Voor leden die betaalde werkzaamheden verrichten voor onze vereniging geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
5. Hoe zijn je persoonsgegevens beveiligd?
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik, diefstal of verlies: – papieren dossiers (zoals inschrijfformulieren en declaraties) staan achter “slot en grendel” – digitale systemen en dossiers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord – backups van de digitale dossiers worden doorlopend gemaakt en elders opgeslagen – onze ledenadministratie is geïnstrueerd geen persoonsgegevens aan derden te verstrekken.
6. Hoe gaan wij om met persoonsgegevens op onze website en in e-mail of (sociale) media?
In principe blijft het gebruik van persoonsgegevens van leden hier beperkt tot naam en waar nodig/wenselijk een foto. Bij inschrijving heeft het lid (op het inschrijfformulier) verklaard “geen bezwaar te hebben tegen eventuele publicatie van beeldmateriaal waarop de inschrijver voorkomt, dat in opdracht van de vereniging is gemaakt tijdens verenigingsactiviteiten”. In voorkomende gevallen kan het lid echter alsnog daartegen bezwaar maken. E-mails die vanuit onze verenigings-emailaccounts worden verstuurd naar groepen van leden worden altijd verstuurd via “bcc” zodat leden elkaars emailadressen niet kunnen zien.
7. Kan je persoonsgegevens inzien, wijzigen of laten verwijderen?
Je hebt het recht tot inzage, wijziging of verwijdering, dus dat kan allemaal. Stuur een e-mail met je verzoek naar info@vepgymnastiek.nl en het wordt geregeld.
8. Heb je klachten over de verwerking van je persoonsgegevens?
Meld ze ons, dan ondernemen we actie! E-mail: info@vepgymnastiek.nl